Una de las mayores dificultades que enfrentan los migrantes venezolanos es el apostillamiento de sus documentos, entre ellos sus títulos universitarios, certificados de notas universitarias y prácticas rotatorias de los profesionales de la salud. 

Muchos universitarios venezolanos no lograron apostillar sus títulos antes de emigrar, generalmente por la difícil situación económica del país, ya que sus limitados ingresos económicos solo les alcanzaban para los gastos básicos (comida, ropa, vivienda, transporte, etcétera). A esta situación se agrega la escasez de combustible que complica más el transporte y las “kilométricas” colas de venezolanos que buscan apostillar los documentos ante las oficinas del Ministerio de Relaciones Exteriores.

Aunque el Gobierno venezolano (presidido por Nicolás Maduro) dispone de un sitio web para hacer el proceso de manera electrónica, la plataforma presenta muchos errores tecnológicos que impiden apostillar los documentos académicos. Una de las fallas más frecuentes es la no emisión de la contraseña para la validación del usuario. Esto ha dado pie a la aparición de “gestores” que cobran entre 30 y 50 dólares por “resetear” el usuario y obtener la contraseña. En Facebook encontramos muchas páginas que, supuestamente, ofrecen apostilla y legalizaciones de documentos:

Incluso, encontramos un supuesto “grupo oficial” de Facebook para trámites de apostillamiento, gestiones de trámites universitarios, antecedentes penales para trámites internacionales, etcétera, pero en realidad en este grupo hay cientos de ofertas de usuarios sospechosamente anónimos, que prometen resolver el trámite rápidamente:

Los migrantes venezolanos profesionales que no lograron apostillar sus títulos universitarios tienen muchas dificultades para acceder a un empleo formal o especializado, incluso para estudiar, por lo que suelen dedicarse a empleos y labores informales mal pagados.

¿Hay alguna alternativa legal y confiable? La Embajada de Venezuela acreditada en Colombia (autorizada por la Asamblea Nacional de 2015) ha abierto un mecanismo temporal para facilitar el proceso de convalidación de títulos de educación superior. 

En el marco del proyecto Conectando Caminos por los Derechos, en el que hacemos verificaciones de interés para la población venezolana, colombiana retornada y para las comunidades de acogida, vamos a explicar –en tres etapas- cómo convalidar los títulos universitarios, certificados de notas venezolanas y prácticas rotatorias sin salir del territorio colombiano. 

Se trata de un proceso temporal y alternativo que tendrá validez hasta julio de 2022, y que solo aplica para migrantes venezolanos en territorio colombiano, cuyos títulos y certificados de notas NO están apostillados. Quienes sí tienen sus documentos con la apostilla, deben saltar las Etapas 1 y 2 y gestionar directamente la convalidación de títulos ante la Cancillería de Colombia (Etapa 3), que explicaremos más adelante.

ETAPA 1: Registro ante la Embajada

Lo primero que debes hacer es estar registrado(a) en el sitio web de la Embajada de Venezuela en Colombia. 

Si ya lo estás, solo debes hacer clic en “Iniciar sesión”, ubicado en la parte superior derecha de la portada, y colocar tu usuario (número de tu cédula venezolana) y contraseña. 

Si olvidaste la contraseña, la página da la opción de recuperarla: ingresa tu número de cédula venezolana y el sistema enviará un código de recuperación de contraseña al correo electrónico que previamente registraste:

Si no estás registrado(a), debes hacer clic en “Registrarse”. Allí te enviará a otra página donde debes ingresar tus datos personales (nombres y apellidos completos, número de cédula, dirección de habitación, correo electrónico, teléfono, etcétera) y te pedirán anexar los siguientes documentos en formato JPEG:

• Fotografía tipo carné, formato 3X4
• Foto de tu cédula de identidad venezolana (vigente o vencida)
• Foto de tu pasaporte venezolano (vigente o vencido)
• Foto del documento de regularización en Colombia (PEP, TMF, cédula de extranjería, salvoconducto, etcétera), pero este requisito no es obligatorio.

Luego de aportar todos los datos requeridos, haz clic en “Guardar” y estarás registrado ante la Embajada.

ETAPA 2: Sustitución de apostilla

Ingresa a la página a través de tu usuario (número de cédula venezolana) y contraseña:

En la barra de la derecha, pasa el mouse sobre la carpeta “Trámites y servicios” y se desplegará una pestaña, donde debes hacer clic en “Solicitar”:

Se abrirá una nueva página donde están los seis trámites disponibles; identifica el ítem “Legalización de Diploma de Título de Pregrado, Postgrado y Notas Universitarias” (observa que este proceso está exonerado de costo). En su ventana “Seleccione una actividad”, selecciona la opción “Verificación de recaudos” y haz clic en la flecha “Iniciar”.  

A continuación, se abre una nueva ventana de “Verificación de recaudos y datos”, donde debes adjuntar (en formato JPG): tu cédula de identidad venezolana (obligatorio), tu pasaporte venezolano (solo la hoja de datos generales, pero no es requisito obligatorio) y el documento de regularización en Colombia (no es obligatorio), mientras que el documento a legalizar (título universitario, notas universitarias o prácticas rotatorias para personal de la salud) debe ser adjuntado en formato PDF. Si vas a consignar más de dos documentos, debes repetir este proceso por cada documento. Por último, debes llenar el resto de la información solicitada: nombre de la Universidad, carrera o programa, tipo de documento a legalizar y año de graduación.

Verifica los datos aportados y haz clic en el botón “Guardar”. Se abrirá una ventana emergente con tu número de solicitud de registro, con el cual podrás hacer seguimiento, haz clic en “Aceptar” y listo. Asimismo, recibirás un mensaje en el correo electrónico que registraste en la Etapa 1, indicando que la Embajada de Venezuela está procesando tu solicitud.

Si la Embajada verifica la autenticidad del documento universitario que consignaste, te enviará a tu correo electrónico un Documento Consular firmado por el Embajador de Venezuela acreditado en Colombia, quien da el aval del documento. 

IMPORTANTE: Las Etapas 1 y 2 NO SUSTITUYEN el proceso de convalidación de documentos ante la Cancillería de Colombia. Tal como aclara una nota de prensa de la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia: “La implementación de este mecanismo temporal no exime del proceso de convalidación de títulos dispuesto por las autoridades colombianas; por el contrario, representa una oportunidad para que estos ciudadanos puedan reunir requisitos e iniciar sus trámites de manera legal y apegados a los requerimientos y normas colombianas”. 

Esto quiere decir que los migrantes venezolanos no podrán optar por un empleo profesional, realizar estudios de maestría o doctorado en Colombia, pedir un ascenso laboral o un aumento, incluso presentar notas universitarias, si solamente cuenta con la certificación otorgada por la Embajada de Venezuela (descritas en las Etapas 1 y 2).

En resumen, la Embajada venezolana sustituye la apostilla a través de este mecanismo, sin embargo, no exime al migrante venezolano de cumplir con los demás requisitos para convalidación de documentos universitarios ante la Cancillería de Colombia. ¿Cómo se hace este proceso? Sigue leyendo…

ETAPA 3: Convalidación ante Cancillería de Colombia

Luego que la Embajada venezolana haya validado los documentos consignados, debes convalidarlos ante la Cancillería de Colombia.

Como ya se explicó, los migrantes venezolanos que ingresaron a Colombia con sus documentos ya apostillados, o lo hicieron desde Colombia a través del sitio web oficial del Ministerio de Relaciones Exteriores de Venezuela, deben iniciar el proceso de convalidación de documentos a partir de esta Etapa 3.

Primero, debes ingresar al sitio web de la Cancillería de Colombia y hacer clic en “Trámites y Servicios”, ubicado en la parte superior de la página, y luego hacer clic en “Apostilla y Legalización en línea”.

Se abrirá una nueva página, donde harás clic al botón “Haga su Apostilla o Legalización desde su casa u oficina”.

En la casilla “Tipo de documento” seleccione “Documentos electrónicos con firma digital”, y en la casilla “Documento o Entidad” seleccione “Certificado para convalidación títulos de educación superior – Venezuela”. Debes marcar la casilla “Consiento que mis datos personales sean transferidos en los términos que señala el presente aviso de privacidad”, verificar con reCAPTCHA que no eres un robot y luego haz clic en “Continuar”.

Luego debes colocar tu correo electrónico e ir llenando las demás casillas con tus datos personales, datos del documento a convalidar, así como escoger la forma y los datos de pago, cuya alícuota es de 21.000 COP. 

En el punto 2 “Datos documento” debes adjuntar el archivo PDF de tu documento legalizado por la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia, que fue enviado a tu correo electrónico.

Verifica que la información aportada es correcta: si se detecta un error en la convalidación de tu documento, deberás iniciar nuevamente el trámite ante la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia (Etapa 1), pero si los datos están correctos debes continuar con el pago del trámite a través de los medios dispuestos por la Cancillería.

Por último, al recibir la confirmación de su pago, el sistema expedirá la Legalización electrónica, que será enviada al correo electrónico que registraste. En un lapso de aproximadamente 48 horas, la Cancillería emite la respuesta positiva o negativa ante la solicitud.

Alcances del mecanismo de convalidación

El encargado de negocios de la Embajada de Venezuela acreditada en Colombia, Eduardo Battistini, ofreció una entrevista para Colombiacheck, donde aclaró varios alcances de este nuevo mecanismo de convalidación:

“Este proceso se logró gracias a un canje de notas entre la Cancillería de Colombia y la Embajada del Gobierno interino de Venezuela, con el fin de sustituir la apostilla, que se ha convertido en una gran barrera para los venezolanos a la hora de convalidar sus documentos universitarios en Colombia. Hoy en día, una apostilla en Venezuela puede costar entre 500 y 700 dólares por documento, un precio que hace imposible -para un migrante venezolano- avanzar en el proceso de convalidación en Colombia.

Este proceso de sustitución de la apostilla tiene una vigencia hasta el mes de julio de 2022, aunque puede ser prorrogable pero, por los momentos, esta primera ventana durará hasta esa fecha.

Este proceso es exclusivo para títulos universitarios, notas universitarias y prácticas rotatorias de profesionales de la salud. Es importante aclarar que la Embajada de Venezuela solo va a sustituir la apostilla pero no convalida títulos, simplemente elimina la barrera que supone la apostilla en Venezuela para que el migrante pueda acceder al proceso de convalidación de títulos y documentos universitarios. 

Este proceso solo es aplicable para migrantes venezolanos dentro del territorio colombiano y no es necesario estar en condición de regularidad migratoria; solo con la cédula de identidad venezolana es suficiente para acceder a este mecanismo que proporciona la Embajada de Venezuela. Además, este mecanismo de sustitución de apostilla es gratuito. 

Todo esto es un aporte más de la institucionalidad colombiana para ver la migración en positivo, y cumple un papel fundamental dentro de la gran política pública del Estatuto Temporal de Protección al Migrante Venezolano.

Por último, es importante reiterar que el que usted apostille o legalice su documento universitario ante la Embajada de Venezuela no le garantiza que sea convalidado en Colombia, sin embargo, este proceso representa un paso más en la integración y que va a abrir muchas oportunidades a tantos migrantes venezolanos en Colombia que no pueden ejercer su profesión por no contar con el requisito de la apostilla. Todo esto coloca a la Embajada de Venezuela en nuestra razón de ser: ser útiles a los venezolanos que viven en el exterior, en el marco de una situación tan compleja como la que se vive en Venezuela”.

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Este contenido se produce con el fin de ofrecer información verificada y pertinente, que apoye el desarrollo de mediano y largo plazo para migrantes venezolanos, colombianos retornados y comunidades receptoras en Colombia. Es realizado en el marco de Conectando Caminos por los Derechos, programa de la Agencia de Estados Unidos para el Desarrollo Internacional (USAID), e implementado por el consorcio integrado por Pact, ABA-ROLI, Freedom House e Internews, que promueve la cohesión comunitaria y la seguridad ciudadana para garantizar el derecho de todos los miembros de la sociedad a vivir libres de toda forma de crimen y violencia, independientemente de su estado legal en el país.

* Integrante de la red de corresponsales del proyecto Conectando Caminos por los Derechos.